Just nu ska vi ta en närmare titt på vad en offert är och vad den bör innehålla för att vara komplett och korrekt. En offert, även kallad för anbud, är ett skriftligt förslag som skickas från ett företag till en kund på kundens begäran. När en kund vill påbörja ett samarbete med ett företag kontaktas företaget vanligtvis för att få ett pris- och villkorsförslag för en vara eller en tjänst.
En offert kan vara antingen muntlig eller skriftlig, och efter att den lämnats kan kunden fundera över om ett samarbete ska inledas. Om inget annat skriftligt avtal upprättas kommer offerten att vara bindande. Om ett skriftligt förslag gäller en större tjänst, såsom offentliga upphandlingar, talas det istället om anbud. Ett anbud är synonymt med offert, men är förpliktigande tills acceptfristen gått ut för att minska risken för spridning av känslig information.
När det kommer till innehållet i en offert finns det ingen specifik lagstiftning kring vad den måste innehålla, vilket kan resultera i varierande utformningar. Dock är det viktigt att vissa punkter inkluderas för att offerten ska vara tydlig och korrekt. Dessa punkter kan vara säljarens namn eller företagsnamn, kontaktuppgifter och momsregistreringsnummer, beskrivning av tjänsten eller varan, pris per enhet och totalt pris, tidsram för arbetet och leverans- samt betalningsvillkor.
Efter att offerten har blivit accepterad av kunden är avtalet bindande. Kunden kan välja att acceptera enligt givna villkor eller göra ändringar, där ren accept innebär att offerten godkänns i sin helhet och oren accept innebär att det sker ändringar. Eventuella ändringar kan vara prutningar eller avvikande leveranstider, vilket leder till förhandlingar mellan företaget och kunden.
Sammanfattningsvis är en offert ett viktigt verktyg i affärsvärlden för att tydliggöra erbjudanden och villkor mellan företag och kunder. Genom att inkludera nödvändig information och vara transparent minskar risken för missförstånd och konflikter, vilket främjar ett smidigt samarbete.