När december närmar sig blir det snart dags för årets julfiranden på arbetsplatser runt om i landet. Många företag vill visa uppskattning för sina medarbetare genom att bjuda på julbord eller ge julklappar. Men vilka regler gäller egentligen för förmånsbeskattning, avdrag och moms? Här går vi igenom vad som är viktigt att tänka på inför årets festligheter.
Julbord – skattefri förmån vid intern representation
Ett julbord räknas normalt som intern representation, vilket betyder att det inte är en skattepliktig förmån för de anställda. Även alkoholhaltiga drycker som serveras under middagen omfattas av skattefriheten, så länge det är en del av en personalfest.
För att räknas som intern representation behöver arrangemanget rikta sig till företagets personal. Det kan vara både anställda och uppdragstagare, till exempel styrelseledamöter. Även deras partner och barn kan delta utan att det utlöser någon beskattning.
Enskild firma eller aktiebolag – vad gäller?
För den som driver enskild firma gäller särskilda regler. Eftersom du inte är anställd i din egen verksamhet omfattas du inte av skattefriheten för intern representation. Däremot kan du bjuda in dina anställda till julbord på samma sätt som större företag.
Driver du istället ett aktiebolag, även om du är ensam anställd, gäller samma regler som för andra arbetsgivare. Det innebär att du kan delta i ett julbord utan att behöva förmånsbeskattas.
Avdrag för julbord och personalfester
Företag får göra avdrag för högst två personalfester per år, där julbordet ofta utgör den ena. Avdraget gäller dock endast för kringkostnader som lokalhyra, underhållning eller enklare förtäring.
När det gäller mat och dryck får du göra avdrag för den del som anses vara av enklare karaktär – till exempel glögg, pepparkakor eller kaffe före eller efter middagen.
Många företag gör misstaget att tro att hela julbordet är avdragsgillt, men så är det alltså inte. Däremot kan momsavdrag vara möjligt under vissa förutsättningar, vilket vi går igenom här nedan.
Momsavdrag vid julbord
Om företaget bedriver momspliktig verksamhet kan det finnas rätt till avdrag för ingående moms på utgifter som rör representation. För enklare måltider eller dryck gäller ett schablonbelopp, men även här behöver kostnaderna stå i rimlig proportion till verksamheten.
Vi har sett exempel där företag haft svårt att avgöra vad som räknas som “skäligt”. En mindre reklambyrå med fem anställda valde till exempel att lägga hela julbudgeten på en exklusiv restaurang – vilket senare ifrågasattes vid revision. Vår rekommendation är att hålla sig inom rimliga nivåer och dokumentera syftet med evenemanget. Det gör avdragsrätten betydligt tryggare.
Julklappar till anställda – tänk på värdegränsen
En julgåva från arbetsgivaren är skattefri för den anställda om värdet inte överstiger 550 kronor inklusive moms. Det gäller oavsett om gåvan är en produkt, presentkort (ej kontanter) eller något annat av personlig karaktär.
Om värdet däremot överstiger gränsen blir hela gåvan skattepliktig – från första kronan.
Många arbetsgivare väljer att köpa in lokalt producerade julgåvor, exempelvis gotländska delikatesser eller presentkort som gynnar lokala företag. Det är ett uppskattat sätt att kombinera omtanke om personalen med stöd till det lokala näringslivet – samtidigt som man håller sig inom reglerna.
Så undviker du vanliga misstag
Några vanliga misstag vi ofta ser hos företagare är:
- Att man blandar ihop intern och extern representation
- Att man missar att dokumentera syftet med tillställningen
- Att man överskrider värdegränsen för julgåvor med några tior, vilket gör hela gåvan skattepliktig
- Att man inte kontrollerar avdragsrätten för moms på förtäring
Genom att vara noggrann i planeringen slipper du tråkiga överraskningar längre fram. Och om du känner dig osäker kan det vara klokt att ta hjälp av en redovisningsbyrå som kan gå igenom underlaget innan kostnaderna bokförs. Det sparar både tid och pengar – och ger dig trygghet i att allt blir rätt från början.
När allt är klart kan du luta dig tillbaka och njuta av julstämningen tillsammans med dina kollegor, med vetskapen om att ekonomin är lika välordnad som granen i hörnet.