Offentlig upphandling är en reglerad procedur för inköp av varor, tjänster och entreprenader inom offentlig sektor. När statliga och kommunala myndigheter, beslutande församlingar samt offentligt styrda bolag, föreningar och stiftelser ska köpa en vara, tjänst eller entreprenad, ska valet av leverantör ske på affärsmässig grund för att säkerställa att offentliga medel används på ett effektivt och ansvarsfullt sätt. Genom en reglerad inköpsprocedur, kallad offentlig upphandling, skapas lika villkor för alla potentiella anbudsgivare. Denna guide syftar till att förklara processen för företagare som är intresserade av att göra affärer med offentlig sektor, och hur de kan dra nytta av de affärsmöjligheter som uppstår inom offentlig upphandling.
Olika typer av offentliga upphandlingar
| Direktupphandling | Konkurrensutsatt upphandling |
| Förnyad konkurrensutsatt upphandling | Infordran av intresseanmälan |
| Avrop från ramavtal | Omvänd konkurrensutsatt upphandling |
| Enstaka direktupphandling | Miniupphandling |
| Inhouse-avtal | Konkurrenspräglad dialog |
Baserat på tröskelvärden
I offentlig upphandling skiljer man mellan olika typer av förfaranden beroende på om inköpsvärdet överstiger tröskelvärden eller ej. Om inköpsvärdet överstiger tröskelvärdena måste upphandlingen annonseras i EU:s gemensamma databas. Vid upphandlingar under tröskelvärdena räcker det att annonsera i en nationell databas.
Olika upphandlingsförfaranden
Det finns olika förfaranden som kan användas i offentlig upphandling, bland annat konkurrensutsatt upphandling, direktupphandling och förnyad konkurrensutsatt upphandling. Varje förfarande har sina egna regler och syften för att säkerställa att upphandlingen genomförs på ett rättvist och effektivt sätt. Det är viktigt att följa riktlinjerna för att främja konkurrens, transparens och likabehandling av alla leverantörer.
Steg-för-steg-guide till offentlig upphandlingsprocess
Förberedelsefasen
I förberedelsefasen formulerar den offentliga aktören ett förfrågningsunderlag som specificerar inköpet och dess förutsättningar.
Annons och anbudsgivning
Den upphandlande myndigheten publicerar en annons och intresserade leverantörer får möjlighet att lämna anbud inom en given tidsram.
Annonsen publiceras i en elektronisk databas så att alla företag har samma möjlighet att delta i upphandlingen.
Utvärdering och tilldelning
Den upphandlande myndigheten utvärderar inkomna anbud och fattar ett tilldelningsbeslut där den vinnande leverantören och motiven för valet anges.
Processen följs av eventuella överklaganden och slutligen kontraktsskrivning mellan myndigheten och leverantören.
Överklagandeprocessen
Överklagandeprocessen ger leverantörer möjlighet att contesta ett beslut som har fattats under upphandlingsprocessen.
Det är viktigt att alla steg i offentlig upphandling följer regelverken för att säkerställa en rättvis och transparent process.
Tips för framgångsrik deltagande i offentlig upphandling
Förstå de juridiska kraven
För att framgångsrikt delta i offentlig upphandling är det avgörande att förstå de juridiska kraven som styr processen. Det är viktigt att följa alla regler och bestämmelser som fastställs i LOU, LUF och LOV för att säkerställa en korrekt och rättvis upphandlingsprocess. Att ha en klar förståelse för de juridiska kraven kommer att underlätta för företaget att undvika potentiella överträdelser och säkerställa att anbudet är korrekt utformat för att möta kraven.
Skräddarsy en konkurrenskraftig offert
Att skapa en konkurrenskraftig offert är en nyckelkomponent i att vinna offentliga upphandlingar. Genom att noggrant analysera förfrågningsunderlaget och förstå vilka specifika krav och behov som den upphandlande myndigheten har, kan företaget skräddarsy sitt budförslag för att tydligt visa hur deras erbjudande är det mest passande alternativet. Genom att framhäva företagets styrkor, tidigare erfarenheter och förmåga att leverera en högkvalitativ tjänst eller produkt kan man öka sina chanser att vinna upphandlingen.
Navigera i EU:s regelverk
Det är avgörande att kunna navigera i den komplexa regelramen för offentlig upphandling inom EU. Genom att förstå och följa de grundläggande principerna för offentlig upphandling – inklusive likabehandling, icke-diskriminering, transparens, proportionalitet och ömsesidigt erkännande – kan företag säkerställa att de agerar i enlighet med lagstiftningen. Att ha kunskap om EU:s regelverk kommer att underlätta för företaget att delta i internationella upphandlingar och skapa nya affärsmöjligheter över gränserna.
Faktorer som påverkar offentliga upphandlingsresultat
Rättvis konkurrensprinciper
Rättvisa spelregler är avgörande inom offentlig upphandling för att säkerställa att alla potentiella leverantörer har likvärdiga möjligheter att konkurrera om kontrakt. Principen om rättvis konkurrens innebär att den upphandlande myndigheten måste behandla alla anbudsgivare lika och objektivt, samt fatta beslut baserat på affärsmässiga kriterier. Det är viktigt att undvika diskriminering och säkerställa att det bästa erbjudandet vinner upphandlingen.
Rollen för Konkurrensverket (Svenska konkurrensverket)
Konkurrensverket är tillsynsmyndigheten för offentlig upphandling i Sverige och ansvarar för att övervaka att upphandlingsprocessen följer lagstiftningen och att principerna för rättvis konkurrens efterlevs. Genom att kontrollera att alla inblandade parter behandlas lika och att beslut fattas korrekt, säkerställer Konkurrensverket att offentliga medel används på ett effektivt och ansvarsfullt sätt. Konkurrensverket spelar en central roll i att främja en sund konkurrens och transparens inom offentlig upphandling i Sverige.
Fördelar och nackdelar med att delta i offentlig upphandling
Fördelar för företag
Att delta i offentlig upphandling kan vara fördelaktigt för företag av olika anledningar. Genom att vinna upphandlingar kan företag säkra stabil och långsiktig affärsverksamhet. Offentliga kontrakt kan också öppna dörrar för nya affärsmöjligheter och ge en möjlighet att växa och utveckla verksamheten. Dessutom kan offentlig upphandling bidra till att bygga företagets rykte och påvisa förmågan att leverera kvalitetstjänster.
Potentiella utmaningar och fallgropar
Även om det finns många fördelar med att delta i offentlig upphandling, finns det också potentiella utmaningar och fallgropar som företag bör vara medvetna om. En av de största utmaningarna är den hårda konkurrensen bland leverantörer, vilket kan göra det svårt att sticka ut och vinna upphandlingar. Dessutom kan den byråkratiska och tidskrävande processen vara utmanande för mindre företag med begränsade resurser.
Offentlig upphandling är en central del av affärsvärlden för företagare som vill göra affärer inom den offentliga sektorn. Genom att förstå processen och regelverket kring offentlig upphandling kan företagare öka sina chanser att vinna upphandlingar och skapa affärsmöjligheter. Genom att följa de regler som styr offentlig upphandling, såsom likabehandling, icke-diskriminering och transparens, kan både upphandlande myndigheter och leverantörer säkerställa en rättvis och effektiv upphandlingsprocess. Att känna till tröskelvärdena och kraven på annonsering vid offentlig upphandling är också av stor vikt för att delta i olika typer av upphandlingar. Genom att följa riktlinjerna och processen för offentlig upphandling kan företagare skapa långsiktiga affärsrelationer inom den offentliga sektorn och bidra till en effektiv användning av offentliga medel.